Der archivische Umgang mit großen Fallaktenserien

Bericht der Arbeitsgruppe "Archivierung großer Fallaktenserien" der Archivreferentenkonferenz des Bundes und der Länder

Vorbemerkung (Auszug)

Die Arbeitshilfe soll alle archivischen Funktionen in ihren durch die Eigenart von Fallaktenserien bedingten Besonderheiten und wechselseitigen Abhängigkeiten unterstützen. 

Im Zentrum steht das Erschließen des Gehalts einer als Einheit verstandenen Fallaktenserie. Denn die analytischen Vorarbeiten für eine Bewertungsentscheidung erschließen den Überlieferungszusammenhang und den jeweils besonderen historischen Kontext. Dessen drei Dimensionen werden beschrieben als: Erstens das "Programm" mit seinen spezifischen Zielen und Erstreckungen; zweitens die Betroffenen oder "Klienten" in ihrer jeweiligen persönlichen Befindlichkeit und ihren gesellschaftlich geprägten Verhaltensmustern; drittens die ausführenden Personen und Personengruppen mit ihrer jeweils subjektiven Disponiertheit und gesellschaftlich bestimmten Handlungsmöglichkeit (vgl. Bick/Mann/Müller 1984: S.1 23ff.). 

Aus dem zur näheren Einsicht in diese Dimensionen dienenden bzw. zusammengetragenen und aufbereiteten Material kann auch ein Benutzer eine zutreffende Erwartung ableiten, was im Ganzen und in jedem einzelnen Element der Serie zu finden ist. Wer aber, Archivar oder Benutzer, die Fallaktenserie, wie im Regelfall, ganz oder teilweise kassiert findet und auf die sonstige Überlieferung verwiesen ist, kann erkennen, wie groß oder besser: wie substanziell die Überlieferungslücke ist, mit der er rechnen muss. 

Wie tief Analyse und "Erschließung" in diesem Sinne bei der Auseinandersetzung mit einer Fallaktenserie zu gehen haben, hängt überwiegend von einem logisch zweiten Schritt und Prüfungsergebnis ab, nämlich davon, wie viel sich von den zu erwartenden Fakten und Beziehungen in einer Fallaktenserie abbildet und wie getreu. Die Abbildqualität archivalischer Überlieferung im allgemeinen und die von Fallaktenserien im besonderen entspricht der von Spuren, Abdrücken, "Überresten". Spuren von Massenphänomenen bilden Muster, wie wir ihnen täglich begegnen als negative oder positive Stereotypen. 

Differenzierter finden wir solche Gesamtbilder in fachwissenschaftlichen Analysen und Statistiken, die auch in normale Sachakten eingehen. Diese jedoch können trügen. Denn in und hinter solchen Mustern oder Gesamtbildern und in ihrer Einbettung in den Kontext können sich Fakten und Zusammenhänge verbergen, für die unsere Zeit ein Sensorium noch nicht entwickelt hat (latente Inhalte). Auch Archivare haben, von der Herstellung von Pertinenzstrukturen bis zur Begründung des Lastenausgleichsarchivs, empirische Belege dafür geliefert, was sie nicht gesehen haben. Sie haben aber diese zeitbedingte Begrenztheit eigener Erkenntnis auch eingesehen und methodische Konsequenzen gezogen mit der Entwicklung des archivischen Provenienzprinzips, d.h. der Absicht, mit den ursprünglichen Zusammenhängen möglichst schonend umzugehen.

In dem mehrfach wiederholten Hinweis auf latente Inhalte und die Notwendigkeit, auch bei Fallaktenserien sorgfältig auf die Strukturen zu achten und diese bei Bewertungsentscheidungen zu berücksichtigen, liegt ein zweiter Schwerpunkt dieser Arbeitshilfe. Eine Fallaktenserie muss zunächst als eine Einheit im Kontext bestimmt, durch Zusammentragen und Auswertung aussagekräftiger Unterlagen beschrieben und archivisch bewertet werden. Erst nach einer Wertentscheidung, die gut begründet und deshalb nur in Ausnahmefällen positiv ist, ist die Frage erlaubt, ob im besonderen Fall eine riesige Menge durch einen noch hantierbaren Teil zu vertreten ist. Auch dafür wird auf die Orientierung an vorgefundenen Strukturen verwiesen. 

Ein starkes Motiv für die Aufbewahrung von Fallaktenserien und jede Form von Auswahl daraus liegt im Wissen um die Trughaftigkeit der Gesamtbilder: Je unmittelbarer die wahrgenommenen Muster von menschlichem Tun und Lassen geprägt sind, desto mehr laden sie zu vertiefter historischer Betrachtung ein. Unter gewissen Fragestellungen und Herangehensweisen bedarf es dazu des Nachvollzugs einer Anzahl von Einzelschicksalen. Einzelaktionen, oder Einzelereignissen und des Vergleichs. 

Die Erfahrung, dass es für einen solchen Vergleich hinreicht, jeweils nur ausgewählte oder, soweit statistische Analysemethoden greifen sollen, in wohlorganisierter Zufälligkeit ausgeschnittene Mengen von Fällen zu betrachten, führte in den Archiven zu der Wunschvorstellung, mit Methoden eines solchen "Sampling" sich der Verantwortung für große und gewichtige Fallaktenserien entledigen zu können.

Dagegen wird jedoch darauf hingewiesen, dass die Methode des Sampling für die wissenschaftliche Auswertung entwickelt wurde und darauf abstellt, bekannte bzw. wissenschaftlich definierte Merkmale und Merkmalsausprägungen in einer statistisch signifikanten Anzahl zu erfassen. Für die in Fallakten nicht hinreichend definierten oder unbekannten,  latenten Inhalte aber ist eine Mengenbetrachtung und Abschätzung der statistischen Signifikanz bzw. des Verfälschungsrisikos ausgeschlossen, so dass auch eine sinnvolle Größe für die Stichprobe nicht angegeben werden kann. 

Dem Erläuterungstext ist als Arbeitsbogen, eingerichtet zum Kopieren, ein " Katalog von Fragen und Merkposten für die vorbereitenden Arbeiten und die archivische Bewertung, Erschließung und Nutzung von großen Fallaktenserien" beigegeben. Er ist für die Aufnahme von Notizen, Antworten, Querverweisen, Hinweisen auf Erkenntnisquellen usw., eingerichtet und folgt der schon angedeuteten Gliederung des Berichts mit den Fragen

1. nach der richtigen Bestimmung einer Fallaktenserie,
2. nach den Unterlagen und Kenntnissen, die für die Bewertung und als Basismaterial für die Erschließung angesammelt werden müssen und wann und wie man dies am zweckmäßigsten beginnt,
3. nach dem einer Fallaktenserie zugrunde liegenden historischen Kontext, ausgehend vom Verwaltungshandeln (wodurch vermieden wird, dass man sich schon beim Betrachten in einer Weltbilddiskussion verfängt),
4. danach, was sich denn in den Dokumenten einer Fallaktenserie erkennbar tatsächlich abbildet und in welcher Abbildtreue. Erst auf dieser Grundlage wird zur Bewertungsentscheidung aufgefordert
5. und erst danach die Möglichkeit einer Auswahl- (oder Ausschnitt-) archivierung abgewogen.
6. Die Klugheit, mit den angebotenen Anregungen umzugehen und den Mut zum Entscheiden muss jeder selbst hinzutun.

Siegfried Büttner

S. Büttner,  R. Kretzschmar, R. Stahlschmidt
Veröffentlichungen der Archivschule Marburg Nr. 34
2001, 89 S. brosch.