Verwaltungskunde

Bericht der Arbeitsgruppe "Archivierung großer Fallaktenserien" der Archivreferentenkonferenz des Bundes und der Länder Vorbemerkung (Auszug) Die Arbeitshilfe soll alle archivischen Funktionen in ihren durch die Eigenart von Fallaktenserien bedingten Besonderheiten und wechselseitigen Abhängigkeiten unterstützen. Im Zentrum steht das Erschließen des Gehalts einer als Einheit verstandenen Fallaktenserie. Denn die analytischen Vorarbeiten für eine Bewertungsentscheidung erschließen den Überlieferungszusammenhang und den jeweils besonderen historischen Kontext. Dessen drei Dimensionen werden beschrieben als: Erstens das "Programm" mit seinen spezifischen Zielen und Erstreckungen; zweitens die Betroffenen oder "Klienten" in ihrer jeweiligen persönlichen Befindlichkeit und ihren gesellschaftlich geprägten Verhaltensmustern; drittens die ausführenden Personen und Personengruppen mit ihrer jeweils subjektiven Disponiertheit und gesellschaftlich bestimmten Handlungsmöglichkeit (vgl. Bick/Mann/Müller 1984: S.1 23ff.). Aus dem zur näheren Einsicht in diese Dimensionen dienenden bzw. zusammengetragenen und aufbereiteten Material kann auch ein Benutzer eine zutreffende Erwartung ableiten, was im Ganzen und in jedem einzelnen Element der Serie zu finden ist. Wer aber, Archivar oder Benutzer, die Fallaktenserie, wie im Regelfall, ganz oder teilweise kassiert findet und auf die sonstige Überlieferung verwiesen ist, kann erkennen, wie groß oder besser: wie substanziell die Überlieferungslücke ist, mit der er rechnen muss. Wie tief Analyse und "Erschließung" in diesem Sinne bei der Auseinandersetzung mit einer Fallaktenserie zu gehen haben, hängt überwiegend von einem logisch zweiten Schritt und Prüfungsergebnis ab, nämlich davon, wie viel sich von den zu erwartenden Fakten und Beziehungen in einer Fallaktenserie abbildet und wie getreu. Die Abbildqualität archivalischer Überlieferung im allgemeinen und die von Fallaktenserien im besonderen entspricht der von Spuren, Abdrücken, "Überresten". Spuren von Massenphänomenen bilden Muster, wie wir ihnen täglich begegnen als negative oder positive Stereotypen. Differenzierter finden wir solche Gesamtbilder in fachwissenschaftlichen Analysen und Statistiken, die auch in normale Sachakten eingehen. Diese jedoch können trügen. Denn in und hinter solchen Mustern oder Gesamtbildern und in ihrer Einbettung in den Kontext können sich Fakten und Zusammenhänge verbergen, für die unsere Zeit ein Sensorium noch nicht entwickelt hat (latente Inhalte). Auch Archivare haben, von der Herstellung von Pertinenzstrukturen bis zur Begründung des Lastenausgleichsarchivs, empirische Belege dafür geliefert, was sie nicht gesehen haben. Sie haben aber diese zeitbedingte Begrenztheit eigener Erkenntnis auch eingesehen und methodische Konsequenzen gezogen mit der Entwicklung des archivischen Provenienzprinzips, d.h. der Absicht, mit den ursprünglichen Zusammenhängen möglichst schonend umzugehen.In dem mehrfach wiederholten Hinweis auf latente Inhalte und die Notwendigkeit, auch bei Fallaktenserien sorgfältig auf die Strukturen zu achten und diese bei Bewertungsentscheidungen zu berücksichtigen, liegt ein zweiter Schwerpunkt dieser Arbeitshilfe. Eine Fallaktenserie muss zunächst als eine Einheit im Kontext bestimmt, durch Zusammentragen und Auswertung aussagekräftiger Unterlagen beschrieben und archivisch bewertet werden. Erst nach einer Wertentscheidung, die gut begründet und deshalb nur in Ausnahmefällen positiv ist, ist die Frage erlaubt, ob im besonderen Fall eine riesige Menge durch einen noch hantierbaren Teil zu vertreten ist. Auch dafür wird auf die Orientierung an vorgefundenen Strukturen verwiesen. Ein starkes Motiv für die Aufbewahrung von Fallaktenserien und jede Form von Auswahl daraus liegt im Wissen um die Trughaftigkeit der Gesamtbilder: Je unmittelbarer die wahrgenommenen Muster von menschlichem Tun und Lassen geprägt sind, desto mehr laden sie zu vertiefter historischer Betrachtung ein. Unter gewissen Fragestellungen und Herangehensweisen bedarf es dazu des Nachvollzugs einer Anzahl von Einzelschicksalen. Einzelaktionen, oder Einzelereignissen und des Vergleichs. Die Erfahrung, dass es für einen solchen Vergleich hinreicht, jeweils nur ausgewählte oder, soweit statistische Analysemethoden greifen sollen, in wohlorganisierter Zufälligkeit ausgeschnittene Mengen von Fällen zu betrachten, führte in den Archiven zu der Wunschvorstellung, mit Methoden eines solchen "Sampling" sich der Verantwortung für große und gewichtige Fallaktenserien entledigen zu können.Dagegen wird jedoch darauf hingewiesen, dass die Methode des Sampling für die wissenschaftliche Auswertung entwickelt wurde und darauf abstellt, bekannte bzw. wissenschaftlich definierte Merkmale und Merkmalsausprägungen in einer statistisch signifikanten Anzahl zu erfassen. Für die in Fallakten nicht hinreichend definierten oder unbekannten,  latenten Inhalte aber ist eine Mengenbetrachtung und Abschätzung der statistischen Signifikanz bzw. des Verfälschungsrisikos ausgeschlossen, so dass auch eine sinnvolle Größe für die Stichprobe nicht angegeben werden kann. Dem Erläuterungstext ist als Arbeitsbogen, eingerichtet zum Kopieren, ein " Katalog von Fragen und Merkposten für die vorbereitenden Arbeiten und die archivische Bewertung, Erschließung und Nutzung von großen Fallaktenserien" beigegeben. Er ist für die Aufnahme von Notizen, Antworten, Querverweisen, Hinweisen auf Erkenntnisquellen usw., eingerichtet und folgt der schon angedeuteten Gliederung des Berichts mit den Fragen1. nach der richtigen Bestimmung einer Fallaktenserie,2. nach den Unterlagen und Kenntnissen, die für die Bewertung und als Basismaterial für die Erschließung angesammelt werden müssen und wann und wie man dies am zweckmäßigsten beginnt,3. nach dem einer Fallaktenserie zugrunde liegenden historischen Kontext, ausgehend vom Verwaltungshandeln (wodurch vermieden wird, dass man sich schon beim Betrachten in einer Weltbilddiskussion verfängt),4. danach, was sich denn in den Dokumenten einer Fallaktenserie erkennbar tatsächlich abbildet und in welcher Abbildtreue. Erst auf dieser Grundlage wird zur Bewertungsentscheidung aufgefordert 5. und erst danach die Möglichkeit einer Auswahl- (oder Ausschnitt-) archivierung abgewogen.6. Die Klugheit, mit den angebotenen Anregungen umzugehen und den Mut zum Entscheiden muss jeder selbst hinzutun.Siegfried BüttnerS. Büttner,  R. Kretzschmar, R. Stahlschmidt Veröffentlichungen der Archivschule Marburg Nr. 34 2001, 89 S. brosch.

Dieser Band behandelt problembehaftete Bestände in Universitäts- und Wissenschaftsarchiven und geht dabei auf diverse Aspekte ein, die im Umgang mit brisanten Akten zu beachten sind. Zum einen werden urheberrechtliche Fragestellungen thematisiert, die sich in besonderer Weise beispielsweise bei Nachlässen von Universitätsprofessoren und anderen Wissenschaftlern ergeben. Zweitens kommen Probleme des Persönlichkeitsschutzes zur Sprache, etwa die besonderen Herausforderungen bei personenbezogenen Akten wie beispielsweise Krankenakten. Ein dritter Themenkreis ist Eigentumsfragen gewidmet – wohl an den meisten Universitäts- und Wissenschaftsarchiven dürfte neben den vertraglich niedergelegten Nachlassübernahmen das Problem von Hinterlassenschaften existieren, die trotz fehlenden Provenienznachweises rechtskonform behandelt sein wollen. Viertens wird der Blick für besondere Probleme neuerer Art wie die Überlieferung digitaler Unterlagen geschärft. Dabei geht es insbesondere darum, wie Formen der Migration und Emulation gegeneinander abzuwägen sind, wie sich eine Akte überhaupt in der digitalen Archivierung darstellt und wie schnell Archivare Gefahr laufen, selbst – gewollt oder ungewollt – zu Aktenbildnern zu werden. Clemens Wachter 2016, 155 Seiten broschiert

Vorwort von Irmgard Christa Becker, Thomas Henne, Niklas Konzen, Robert Meier, Kai Naumann und Karsten Uhde Die E-Government-Gesetzgebung führt zu einer immer stärkeren Digitalisierung der Beziehungen zwischen Vewaltung und Gerichten auf der einen Seite und Bürgerinnen und Bürgern und Unternehmen auf der anderen Seite. Daraus ergeben sich Fragen nach der Rolle der Archive in diesem Prozess und den Folgen der E-Government-Gesetzgebung für die Arbeit der Archive. Diese Fragen waren Thema des 23. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums „E-Government und digitalte Archivierung am 5. und 6. Juni 2018: In der Sektion 1 stellten Hannes Berger und Thomas Henne die rechtlichen Rahmenbedingen für die digitale Verwaltung und die digitale Archivierung vor. Steffen Schwalm erläuterte die technischen Voraussetzungen für die beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung. Die Vorträge lösten eine kontroverse Debatte über die Erhaltung digitaler Signaturen in Archiven aus. Die folgenden vier Vorträge der Sektion 2 handelten von der Bewertung und Übernahme digitaler Unterlagen, aber auch vom Betrieb der Quellsysteme in den Behörden. Sigrid Schieber und Verena Schweizer beleuchteten die E-Akten der Verwaltung und der Justiz. Frank Lehmann sprach über die Übernahme digitaler Orthophotos in Sachsen auf Grundlage der KLA-AdV Leitlinien zur Archivierung von Geobasisdaten. Walter Bauernfeind schilderte die ersten zehn Jahre des DMS-Betriebs bei der Stadt Nürnberg und die wesentliche Rolle des Stadtarchivs in diesem Prozess. In der Sektion 3a wurden in drei Vorträgen die Rolle der Archive bei der Einführung des E-Gouvernment thematisiert. Es zeigte sich, dass den Archiven auf allen Ebenen – vom Bund bis zu Kreisen und Gemeinden – durch die Digitalisierung der Verwaltung neue Funktionen und Aufgaben zukommen. Die Beispiele von Martin Schlemmer, Jan Ludwig und Alexandra Haas zeigten aber auch, dass sich der Einsatz lohnt und sich die Archive damit gegenüber anderen Behörden als kompetenter und wichtiger Partner etablieren können. In dieser Sektion 3b ging es um neue Akteure, mit denen Archive durch die Digitalisierung zu tun haben: Jörg Filthaut präsentierte „neue Partner“ in Thüringen, Benjamin Bussmann berichtete von Erfahrungen bei der Einführung der E-Akte in der Stadtverwaltung Köln. Krystyna Ohnesorge richtete dann den Blick in die Schweiz und auf Modelle der Partizipation bei der Überlieferungsbildung beim Schweizer Bundesarchiv. Die Kooperation zwischen den Verwaltungsebenen unter den aktuellen, veränderten rechtlichen Rahmenbedingungen war Thema der Sektion 4a. Aus diesem Bereich gaben zwei Beiträger Einblick in das jeweilige Gebiet ihrer Expertise. Bernhard Grau führte das Publikum durch den unübersichtlichen Dschungel der Einrichtungen und Gremien in Bund und Ländern, welche die Aussonderung elektronischer Justizunterlagen koordinieren sollen. Ulf Preuß stellte zwei sich ergänzende Konzepte von Verbundlösungen zur digitalen Archivierung im Land Brandenburg vor, deren eine verschiedene Sparten von Gedächtnisinstitutionen umfassen, die andere die Ressourcen von Kommunen und Kreisverwaltungen bündeln soll. Digitale Akten und ihre Archivierung waren das Thema der Sektion 4b. Wolf Steinbrecher betonte die Kompetenz der Archivwissenschaft bei der digitalen Aktenführung und stellte dazu eigene Konzepte vor. Mit einer vergleichenden Perspektive bereicherte Anna Żeglińska das Symposium, indem sie einen Überblick zum Stand und zu den Perspektiven der digitalen Archivierung in Polen präsentierte und dabei auch die offenen Fragen und Probleme aufzeigte. Die Beiträge sind in diesem Band abgedruckt. Veröffentlichungen der Archivschule Marburg - Nr. 67 Erscheinungsjahr: 2021 Sprache: Deutsch Auflage: 1. Auflage Seiten: 297

Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, Nr. 24W. H. Stein: 1996. 154 S., inkl. 5 Karten und 48 Tafeln Die Departementalverwaltungen in der Zeit der Französischen Revolution und des Empire. Besprechung von Wolfgang Henninger in: Der Archivar, Jg. 52 (1999) H.1, S. 80 f.