Archivvordrucke

Seit Jahrzehnten gehören Archivvordrucke bzw. -formblätter zur täglichen Arbeit des Archivars. Daran hat sich bis heute, trotz nahezu flächendeckender Computerisierung und zunehmender Anwendung von spezieller Archivsoftware, nichts geändert. Einige Bereiche archivarischer Tätigkeit entziehen sich der Verlagerung auf den Bildschirm oder würden dafür einen unverhältnismäßig hohen Aufwand erfordern.

Daneben besteht nach wie vor der Bedarf, bestimmte Sachverhalte, Abläufe, Erklärungen u.ä. schriftlich zu fixieren. Das betrifft besonders die beiden Arbeitsgebiete, bei denen der Archivar sozusagen außerhalb seines Archivs agiert bzw. mit Außenstehenden kommuniziert - die Bestandsergänzung/Bewertung und die Benutzung. Die Übernahme von Schriftgut aus aktenführenden Stellen bzw. vom Registraturbildner, die Auswahl von dauernd aufzubewahrendem Archivgut und die Aussonderung von Kassationsgut sind Vorgänge, die nur auf einer gesicherten Informationsbasis zwischen den beteiligten Stellen reibungslos funktionieren. Festlegungen über Mindestaufbewahrungsfristen und die Zustimmung zur Kassation durch die aktenführende Stelle, umgekehrt die Festlegung von Schriftgut als Archivgut durch das Archiv müssen der jeweils anderen Seite unmißverständlich mitgeteilt werden.