Ziele, Zahlen, Zeitersparnis. Wie viel Management brauchen Archive?

Aus dem Vorwort von Irmgard Christa Becker

Das Thema Management ist heute fest mit der Leitungsfunktion jeden Archivs verbunden. Wer es nicht aktiv aufnimmt, kann ein Archiv nicht erfolgreich führen. Die Trägerverwaltungen fordern heute unternehmerisches Denken und Handeln ein. Deshalb braucht jedes Archiv Ziele, auf die die Aufgabenerledigung ausgerichtet ist, um erfolgreich zu sein. Woran soll denn Erfolg gemessen werden, wenn man keine Ziele hat?

Ohne eigene Ziele wird man von Dritten ferngesteuert. Eine Grundlage für die Erarbeitung von Zielen sind Zahlen und Daten. Diese Datenbasis ist der Ausgangspunkt jeder Zieldefinition, weil man ein Ziel nur erreichen kann, wenn der Startpunkt bekannt ist, von dem man ausgeht. Zeitersparnis ist in vielen Fällen der Effekt des Einsatzes von Managementmethoden. Aufgaben können effektiver erledigt werden, wenn die Ziele bekannt und die Abläufe optimiert sind. Wenn Archivarinnen und Archivare lernen, die Sprache des Managements zu sprechen und die Vorzüge einer effektiven Aufgabenerledigung im Archiv in dieser Sprache zu formulieren, werden für beide Seiten – das Archiv und die Trägerverwaltung – die Vorteile sichtbar; dann können Archivarinnen und Archivare mit Managementkompetenzen sehr erfolgreich sein.

Die Archive folgen damit einer Reform der öffentlichen Verwaltung, die Mitte der 1980er Jahre begann und eine Modernisierung der Verwaltungsstrukturen durch die Übernahme privatwirtschaftlicher Managementtechniken zum Ziel hatte und hat. 

Kern der Überlegungen war die Umstellung der öffentlichen Haushalte von der kameralen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auf das kaufmännische Prinzip des Ergebnis- und Finanzhaushalts. Daneben sollten Managementkonzepte eingeführt werden, die auf eine Output-orientierte Steuerung der Verwaltung setzen. Der doppische Haushalt und eine Steuerung der Aufgaben mit Managementkonzepten haben sich in den kommunalen Verwaltungen, und in den Ländern, z.B. Hessen und Niedersachsen, durchgesetzt.

Dieser Band enthält die Beiträge des 20. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums mit dem Titel: „Ziele, Zahlen, Zeitersparnis – Wie viel Management brauchen Archive?“. Archivarinnen und Archivare aus dem staatlichen, kommunalen, kirchlichen und Wirtschaftsarchivwesen stellen vor, wie sie mit Managementkonzepten archivarische Aufgaben erfolgreich erfüllen. Neben allgemeinen Fragen des Managements und der Nutzung von Kooperationen zum effektiven Ressourceneinsatz spielt im Archivwesen - folgt man der Anzahl der Beiträge - vor allem das Thema Qualitätsmanagement eine Rolle. 

Man kann den Eindruck gewinnen, dass darin derzeit das vorrangige Ziel des Einsatzes von Managementkonzepten in den Archiven liegt. Die damit verbundene Bestandsaufnahme kann Anregung und Aufmunterung sein, Managementkonzepte auf ihre Tauglichkeit für die Erledigung archivischer Fachaufgaben zu prüfen und sie dann gezielt einzusetzen.

Beiträge zum 20. Archivwissenschaftlichen Kolloquium der Archivschule Marburg, Veröffentlichung Nr. 63